Klauzula informacyjna

Przetwarzanie danych osobowych

Niniejsza Informacja o przetwarzaniu danych osobowych stanowi dokument o wyłącznie informacyjnym charakterze i jest ujawniona w celu realizacji wynikających z przepisów RODO obowiązków informacyjnych przez OIC POLAND Fundację Akademii WSEI w Lublinie.

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

OIC POLAND Fundacja Akademii WSEI z siedzibą w Lublinie, adres: ul. Gospodarcza 26, 20-213 Lublin, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod numerem KRS 0001120118, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy Lublin Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, REGON: 529530903, NIP: 9462744604 (dalej: Administrator) swoich klientów, kontrahentów oraz osób, które przekazały swoje dane za pośrednictwem formularzy dostępnych na stronie internetowej lub poczty elektronicznej, a także innych podmiotów, które na przetwarzanie danych osobowych wyraziły zgodę.
Administrator oświadcza, że przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).

POSTANOWIENIA WSTĘPNE

Informacja dotycząca przetwarzania danych przez Administratora ma zastosowanie do danych otrzymanych w szczególności:

za pośrednictwem formularzy elektronicznych;
pozyskanych przez przedstawicieli Administratora w zakresie działań związanych z prowadzoną działalnością lub działań marketingowych.

Informacja nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych pracowników, kandydatów do pracy ani danych powierzonych do przetwarzania w ramach umowy powierzenia.
Dane przetwarzane są w celu wykonania umów, a także gdy jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych interesów Administratora, w szczególności w celach informowania drogą elektroniczną o promocjach własnych usług bądź w innych celach, na które uprawniony wyrazi zgodę, jeżeli jest ona wymagana zgodnie z obowiązującymi przepisami.

ŹRÓDŁO POZYSKANIA DANYCH I KATEGORIE DANYCH UDOSTĘPNIONE PRZEZ INNE PODMIOTY

Administrator może pozyskać dane osobowe bezpośrednio od osoby, której te dane dotyczą (np. poprzez formularze elektroniczne, pocztę elektroniczną) lub za pośrednictwem innych osób (np. od pracodawcy, innego pracownika lub innego podmiotu, z którym ta osoba stale współpracuje).
W przypadku bezpośredniego kontaktu osoba, której dane dotyczą, ma pełną kontrolę nad zakresem danych udostępnianych Administratorowi.
W przypadku udostępnienia danych osobowych przez inny podmiot, Administrator zasadniczo pozyskuje tylko podstawowe dane kontaktowe związane z prowadzoną działalnością zawodową, obejmujące: imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, stanowisko lub funkcję, firmę oraz ewentualnie inne dane wynikające z umowy w związku z którą następuje udostępnienie danych osobowych osoby wskazanej do kontaktu.
Dane powierzone do przetwarzania przez innych administratorów danych osobowych przetwarzane są w zakresie określonym umową o powierzenie przetwarzania danych osobowych w celu i w sposób określony przez administratora przekazywanych danych osobowych.

PODSTAWY PRAWNE, CELE ORAZ OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Administrator przetwarza dane osobowe tylko wtedy, gdy spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (art. 6 ust. 1a RODO),
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1b RODO),
przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1c RODO);
przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej (art. 6 ust. 1d RODO);
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1e RODO);
przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią (art. 6 ust. 1f RODO).

Dane osobowe przetwarzane są przez Administratora wyłącznie w niżej określonych celach:

Realizacja umowy – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 pkt b RODO.

W przypadku zawarcia umowy dane osobowe będą przetwarzane w celu wykonania takiej umowy oraz jej finansowego rozliczenia.
W razie pozyskania danych osobowych za pośrednictwem formularzy elektronicznych umożliwiających spotkanie, podane dane będą przetwarzane w celu organizacji takiego spotkania oraz w celu kontaktów z tym związanych, a także dokonania ewentualnych rozliczeń finansowych.
Przy realizacji tego celu dane osobowe będą przetwarzane przez okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z powszechnych przepisów prawa.

Kontakty związane z prowadzoną działalnością – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 pkt f RODO.

Realizacja tego celu obejmuje bieżące kontakty dotyczące w szczególności spotkań biznesowych lub korespondencji biznesowej, prowadzonych negocjacji, wykonywania umów, kierowania ofert, działania marketingowe a także inne działania podejmowane w związku z prowadzoną działalnością zawodową.
W ramach realizacji tego celu osoba, której dane dotyczą, może otrzymywać sporadycznie informacje dotyczącą usług Administratora oraz inne informacje mające związek z jego działalnością.
W przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą, jest przedstawicielem dostawcy lub usługodawcy Administratora, przedstawiciele Administratora mogą także kontaktować się z tą osobą, aby otrzymać ofertę, informację lub dokumenty.
Przetwarzanie danych osobowych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest marketing i sprzedaż usług a także budowanie i umacnianie relacji biznesowych.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych.
Administrator może przetwarzać dane kontaktowe przekazane za pośrednictwem formularzy elektronicznych, a także udostępnione w ramach obowiązującej umowy.
Przy realizacji tego celu dane osobowe będą przetwarzane do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO.

Odpowiedź na zapytanie – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 pkt a RODO

W przypadku wypełnienia formularza kontaktowego lub przekazania zapytania w innej formie (np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, portalu społecznościowego) osoba zainteresowana wyraża zgodę na kontakt związany z realizacją prośby lub zapytania.

Taka zgoda może zostać cofnięta w każdym czasie, jednak jej cofnięcie nie wpływa na legalność przetwarzania przed cofnięciem zgody, ponadto cofnięcie zgody skutkuje brakiem odpowiedzi.
Dane pozyskane na podstawie zgody przetwarzane są do czasu cofnięcia zgody lub do momentu zrealizowania celu, dla którego zgoda została udzielona.

Wykonanie zawartej umowy pomiędzy Administratorem, a innym podmiotem – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 pkt f RODO.

W przypadku wskazania osoby, której dane dotyczą jako osoby do kontaktów przez pracodawcę lub inny podmiot, dane tej osoby mogą być przetwarzane w celu wykonania i rozliczenia umowy zawartej pomiędzy Administratorem, a pracodawcą tej osoby lub innym podmiotem w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest ochrona jego praw, wykonanie zawartych umów i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia.
Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku obejmowało bieżące kontakty związane z realizacją takiej umowy, sporządzenie i archiwizację dokumentacji z jej wykonania oraz dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami drugiej strony.
Osobie, której dane dotyczą przysługuje w takim przypadku prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.
Przy realizacji tego celu dane osobowe będą przetwarzane przez okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO.

Kontakty z mediami oraz promocja w mediach działalności, usług Administratora – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 pkt a RODO.

W przypadku dziennikarzy, redaktorów, reporterów oraz innych osób zajmujących się działalnością dziennikarską dane osobowe będą przetwarzane w celu utrzymywania kontaktów przedstawicieli Administratora z mediami i promowania w mediach jego działalności, usług oraz produktów. Takie działanie może w szczególności obejmować informowanie o ważnych wydarzeniach, działalności, produktach i usługach oraz osiągnieciach Administratora.
Podjęcie kontaktów z przedstawicielem Administratora będzie traktowane jako zgoda na takie kontakty.
W przypadku wyrażenia zgody – zgoda taka traktowana jest jako dobrowolna i może być cofnięta w każdym czasie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych przed cofnięciem zgody.
Przy realizacji tego celu dane osobowe będą przetwarzane do chwili rezygnacji z kontaktów (cofnięcie zgody)

Realizacja obowiązku prawnego w postaci sporządzenia i przechowywania dokumentacji – podstawą prawną przetwarzania jest art.6 ust.1 pkt c RODO.

W przypadku wykonywania umowy lub innego świadczenia na rzecz osoby, której dane dotyczą, Administrator będzie także przetwarzać dane osobowe zawarte w fakturach,
w księgach rachunkowych lub w innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy sporządzonej i przechowywanej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to sytuacji, gdy osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy, jak i sytuacji, gdy stroną umowy jest jej pracodawca lub podmiot, z którym osoba ta współpracuje.
Termin przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikają z przepisów prawa.

Potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 pkt f RODO.

Dane przekazane na formularzu elektronicznym, udostępnione w ramach umowy bądź w inny sposób udostępnione Administratorowi mogą być przetwarzane w celu archiwizacji informacji lub dokumentów potwierdzających wykonanie obowiązków Administratora oraz do celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko Administratorowi.
Odnosi się to sytuacji, gdy osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy, jak i sytuacji, gdy stroną umowy jest jej pracodawca lub podmiot, z którym osoba ta współpracuje, a także do sytuacji, gdy na jakiejkolwiek podstawie Administrator był zobowiązany do wykonania świadczenia na rzecz tej osoby lub realizacji jej praw.
Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest ochrona jego praw, potwierdzenie wykonania obowiązków i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych.
Przy realizacji tego celu dane osobowe będą przetwarzane przez okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z powszechnych przepisów prawa.

Weryfikacja kontrahenta – podstawą prawną przetwarzania:

danych kontrahenta jest art. 6 ust. 1 pkt b RODO,
danych osób wskazanych przez kontrahenta do celów kontaktowych jest art. 6 ust. 1 pkt f RODO:

Przed zawarciem oraz w trakcie wykonywania umowy dane podwykonawcy, dostawcy, usługodawcy lub partnera, z którymi Administrator podejmuje współpracę, oraz dane osób wskazanych przez te podmioty do celów kontaktowych, będą przetwarzane do celu weryfikacji kontrahenta, który może być realizowany przez przesłanie do wypełnienia ankiety dotyczącej kontrahenta lub przez weryfikację danych i sytuacji finansowej kontrahenta w ogólnodostępnych rejestrach publicznych lub przez podmioty specjalizujące się w weryfikacji kontrahentów.
Przetwarzanie danych osób wskazanych przez kontrahenta do celów kontaktowych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest wykonanie umowy i ochrona jego praw
Po okresie realizacji tego celu przetwarzania dane będą dalej przetwarzane:
w celu realizacji obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji oraz
w celu potwierdzenia wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami.
Przy realizacji tego celu dane osobowe będą przetwarzane przez okres weryfikacji kontrahenta.

OBOWIĄZEK PODAWANIA DANYCH I KONSEKWENCJE NIEPODANIA DANYCH

W przypadku formularzy elektronicznych – podanie danych jest dobrowolne, jednak niepodanie danych wskazanych jako obligatoryjne (wymagane) skutkuje brakiem możliwości wysłania formularza i w konsekwencji – w zależności od rodzaju formularza – brakiem odpowiedzi na zapytanie.
W przypadku danych zbieranych przez przedstawicieli Administratora w zakresie działań związanych z prowadzoną działalnością – podanie danych jest w pełni dobrowolne i konsekwencją ich niepodania może być brak możliwości nawiązania z zainteresowanym kontaktu w przyszłości.
W przypadku danych osób, które są stroną umowy zawartej z Administratorem – podanie danych niezbędnych do wykonania umowy i wykonania obowiązków prawnych jest warunkiem zawarcia
i wykonania umowy. W przypadku odmowy udostępnienia danych, realizacja celu umowy nie będzie możliwa.
Podanie danych dla celów informacyjnych i marketingowych jest dobrowolne. W przypadku odmowy wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w tym zakresie nie będzie możliwe wykonanie przez Administratora określonych czynności, w szczególności takich jak: informowanie o aktualnych pakietach, promocjach, nowym zakresie usług itp.
Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych czy informacyjnych jest dobrowolne, a zgoda może być w każdej chwili cofnięta, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Wskazanie adresu poczty elektronicznej oraz innych danych w korespondencji drogą elektroniczną jest dobrowolne. Cofniecie zgody na przetwarzanie danych spowoduje brak możliwości prowadzenia dalszej korespondencji elektronicznej.

PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Zgodnie z art. 15 – 22 RODO osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

prawo do informacji o przetwarzaniu danychosobowych – osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu danych osobowych, o celach
i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym dane osobowe są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
prawo uzyskania kopii danych– Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych, dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;
prawo do sprostowania– Administrator na wniosek uprawnionego usuwa ewentualne niezgodności lub błędy dotyczące przetwarzanych danych osobowych, oraz uzupełnia je lub aktualizuje, jeśli są niekompletne lub uległy zmianie;
prawo do usunięcia danych– uprawniony może żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane. Prawo do usunięcia danych przysługuje tylko w przypadkach wyliczonych w przepisach RODO. Administrator może odmówić usunięcia danych osoby, której dane dotyczą, pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile zachodzi jeden z wyjątków wymienionych w RODO np. gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
prawo do ograniczenia przetwarzania– na tej podstawie Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na danych osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji, lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzji organu nadzorczego, zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych). Prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługuje tylko w przypadkach wyliczonych w przepisach RODO
prawo do przenoszenia danych– na tej podstawie, w zakresie w jakim dane są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą. Prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonanie umowy;
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych– osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych– osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych. Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie oraz podlega ocenie Administratora. W niektórych przypadkach Administrator może odmówić uwzględnienia sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – takie uprawnienie nie przysługuje Administratorowi gdy dane są przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego (np. kontaktów handlowych).
prawo wycofania zgody– jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność
z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody;
prawo do skargi– w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do organu nadzorczego.
Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, można złożyć za pośrednictwem poczty elektronicznej: na adres: sekretariat@oic.lublin.pl
Odpowiedź na zgłoszenia zostanie udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator poinformuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.
Odpowiedź będzie udzielana na adres poczty elektronicznej z którego przesłano wniosek, a w przypadku wniosków skierowanych listownie, listem poleconym na adres wskazany przez wnioskodawcę, o ile z treści listu nie będzie wynikała chęć otrzymania informacji zwrotnej na adres poczty elektronicznej (w takim przypadku należy podać adres e-mail).

ODBIORCY DANYCH, PRZEKAZANIE DO PAŃSTW TRZECICH

Zasadniczo Administrator nie przekazuje danych do państwa spoza UE. W przypadku przekazania danych do państwa trzeciego, w stosunku, do którego nie została wydana decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia poprzez standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską lub organ nadzorczy (zgodnie z art. 46 ust. 2 pkt c) i d) RODO).
Dane mogą być udostępniane dostawcom, usługodawcom i partnerom, z którymi Administrator podejmuje współpracę w zakresie niezbędnym do realizacji usług dla klientów, kontaktów biznesowych, działań marketingowych oraz obsługi prowadzonej działalności.
Podmiot trzeci mający dostęp do danych osobowych przetwarza je wyłącznie na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i wyłącznie na polecenie Administratora
Zapytania dotyczące przetwarzania danych i sposobu uzyskania kopii standardowych klauzul ochrony danych prosimy kierować zgodnie z informacjami podanymi w ust. 2 części „PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ”.

INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI

Administrator może automatycznie dopasowywać pewne treści do potrzeb klientów oraz osób, które na przetwarzanie danych osobowych wyraziły zgodę, tj. dokonywać profilowania, wykorzystując do tego podane przez nich dane osobowe. Profilowanie to polega przede wszystkim na automatycznej ocenie, jakimi produktami może być on zainteresowany w celu dostosowania przesyłanych przez Administratora treści marketingowych, ofert lub informacji do zainteresowań oraz działalności gospodarczej lub zawodowej osoby, której dane dotyczą.
Profilowanie, dokonywane przez Administratora nie skutkuje podejmowaniem decyzji wywołujących negatywne skutki prawne wobec osób, których dane dotyczą, lub wpływających na nie w inny istotny sposób